ja_mageia

Akademija za management in projektno vodenje vas vabi na strokovni spletni seminar

DAVČNI VIDIK OBRAČUNAVANJA POTNIH STROŠKOV V ZASEBNEM IN JAVNEM SEKTORJU

Spoštovani,

vabimo vas na strokovni spletni seminar, namenjen vsem, ki se pri svojem delu srečujete z vodenjem, pripravo in obračunom potnih nalogov ter povračilom potnih stroškov.

TERMIN

Kdaj: 7. oktober 2026, od 9.00 do 13.00 ure (spletno)

Kje: spletni seminar (povezavo boste prejeli po prijavi)

PREDAVATELJICA

mag. Brigita Osojnik je davčna svetovalka z licenco, članica Zbornice davčnih svetovalcev Slovenije. Ima bogate praktične izkušnje na področju davka na dodano vrednost, davka od dohodkov pravnih oseb, dohodnine, premoženjskih davkov in prispevkov za socialno varnost. Sodeluje tudi v davčnih inšpekcijskih postopkih. Svoje znanje je pridobila z večletnim delom na različnih delovnih področjih davčne službe, kjer je nabirala dragocene izkušnje, ki jih sedaj deli s strokovno javnostjo.

PROGRAM

1. Pravila pisanja potnih nalogov – oblika, način in vsebina

1.1. Namen in vloga potnega naloga

• Kaj je potni nalog in zakaj je pomemben poslovni ter davčni dokument.

• Potni nalog kot podlaga za:

  • odreditev službene poti,

  • evidentiranje službene poti,

  • obračun povračil stroškov,

  • knjiženje poslovnih dogodkov,

  • davčno obravnavo izplačil.

• Odgovornost odredbodajalca, zaposlenega in računovodstva.

1.2. Obvezne sestavine potnega naloga

• podatki o delodajalcu,

• podatki o napoteni osebi,

• namen službene poti,

• kraj oziroma kraji službene poti,

• datum in čas začetka ter zaključka poti,

• predvideno trajanje poti,

• način prevoza,

• morebitna uporaba službenega ali zasebnega vozila,

• odreditev službene poti,

• odobritev pristojne osebe.

1.3. Potni nalog v praksi

• Kdaj mora biti potni nalog izdan.

• Ali je dopusten elektronski potni nalog.

• Kako ravnati pri nujnih oziroma nepredvidenih službenih poteh.

• Spremembe poti po izdaji potnega naloga.

• Več krajev na eni službeni poti.

• Potovanje v več držav.

• Več zaporednih službenih poti.

1.4. Potni nalog kot dokazilo

• Povezava med potnim nalogom, obračunom in dokazili.

• Zakaj mora biti iz dokumentacije razvidna dejanska vsebina službene poti.

• Pomen verodostojnih in popolnih podatkov pri davčnem nadzoru.

2. Obračun potnih stroškov

2.1. Postopek obračuna

• Zaključek službene poti.

• Izpolnitev obračuna potnih stroškov.

• Primerjava načrtovane in dejansko izvedene poti.

• Ugotavljanje upravičenih stroškov.

• Predložitev dokazil.

• Kontrola obračuna.

• Odobritev.

• Izplačilo.

• Knjiženje.

2.2. Obvezne priloge

• računi za nastanitev,

• vozovnice,

• parkirnine,

• cestnine,

• računi za javni prevoz,

• računi za uporabo drugih prevoznih storitev,

• druga dokazila o nastalih stroških.

Posebej bo obravnavano:

• kdaj je račun potreben,

• kdaj zadostuje druga ustrezna listina,

• kako ravnati pri izgubljenih dokazilih,

• kako obravnavati elektronske račune,

• kako preverjati vsebinsko povezavo med dokazilom in službeno potjo.

2.3. Kontrolna točka računovodstva

• Ali je službena pot poslovno utemeljena?

• Ali se datumi ujemajo?

• Ali se kraj poti ujema z dokazili?

• Ali so stroški povezani s službeno potjo?

• Ali so bili stroški že vključeni v drug obračun?

• Ali so izpolnjeni davčni pogoji?

3. Priporočila za pravilno pisanje potnih nalogov in najpogostejše napake

3.1. Najpogostejše napake

• pavšalno oziroma presplošno naveden namen poti,

• manjkajoči kraji potovanja,

• napačno navedeni datumi ali ure,

• potni nalog izdan šele po opravljeni poti,

• neskladje med potnim nalogom in računi,

• manjkajoča dokazila,

• napačen obračun trajanja poti,

• napačna obračunana dnevnica,

• neupravičeno povračilo stroškov,

• mešanje službenih in zasebnih stroškov,

• neustrezna uporaba zasebnega vozila,

• neustrezno evidentiranje poti v več držav.

3.2. Kako preprečiti napake

• standardizirani obrazci,

• notranja navodila,

• kontrolni seznam,

• jasna odgovornost za odobritev,

• elektronsko potrjevanje,

• računovodska kontrola pred izplačilom,

• periodični notranji pregledi.

Praktični del

Primer napačno izpolnjenega potnega naloga → analiza napak → pravilna izvedba.

4. Arhiviranje potnih nalogov

4.1. Dokumentacijska sled

Obravnava celotne poti dokumenta:

potni nalog → službena pot → dokazila → obračun → kontrola → odobritev → izplačilo → knjiženje → arhiv.

4.2. Elektronsko arhiviranje

• zahteve glede verodostojnosti dokumentacije,

• zagotavljanje celovitosti dokumentov,

• dostopnost dokumentacije,

• sledljivost sprememb,

• elektronski podpisi in potrjevanje,

• povezovanje dokumentov v računovodskih sistemih.

4.3. Praktična vprašanja

• Kaj mora biti arhivirano?

• Kako dolgo je treba hraniti dokumentacijo?

• Kdo mora imeti dostop?

• Kako ravnati pri prehodu iz papirne v elektronsko dokumentacijo?

5. Povračila stroškov prehrane – dnevnice

5.1. Dnevnica kot povračilo stroškov prehrane

• Namen dnevnice.

• Razlika med dnevnico in dejanskim povračilom stroškov prehrane.

• Povezava med trajanjem službene poti in višino povračila.

• Posebnosti pri službenih poteh v Sloveniji in tujino.

5.2. Domače službene poti

• določanje trajanja poti,

• obračun glede na čas odsotnosti,

• vpliv zagotovljenih obrokov,

• ustrezna evidenca prehrane,

• praktični primeri različnih trajanj službene poti.

Praktični primer 1

Odhod na službeno pot zjutraj in vrnitev pozno popoldne.

Praktični primer 2

Odhod zvečer in vrnitev naslednji dan.

Praktični primer 3

Večdnevna službena pot z enim ali več zagotovljenimi obroki.

6. Dnevnice v tujini

6.1. Osnovna pravila

• določanje države oziroma območja potovanja,

• trajanje bivanja v posamezni državi,

• obračun dnevnice,

• zagotovljeni obroki,

• prehod državne meje,

• posebnosti pri povratku v Slovenijo.

6.2. Potovanje v več držav

Poseben poudarek bo na situacijah:

Slovenija → Avstrija → Nemčija → Francija → Slovenija

in:

Slovenija → Hrvaška → Srbija → Slovenija.

Udeleženci bodo na praktičnih primerih izračunali:

• čas v posamezni državi,

• pripadajočo dnevnico,

• vpliv časa prehoda meje,

• vpliv zagotovljenih obrokov,

• končni znesek povračila.

7. Kombiniranje službene in zasebne poti

7.1. Problem službenega in zasebnega dela poti

• Kdaj je zasebni del poti še mogoče jasno ločiti od službenega?

• Kdo krije dodatne stroške?

• Kako dokumentirati razliko?

• Kaj je davčno priznano?

• Kako ravnati z dodatnimi dnevi bivanja?

Praktični primer

Zaposleni mora službeno v London, vendar ostane po koncu službenih obveznosti še tri dni zasebno.

Obravnava:

• letalsko vozovnico,

• dodatno nočitev,

• prehrano,

• lokalni prevoz,

• razliko v ceni vozovnice,

• stroške spremljajoče osebe.

8. Povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju

8.1. Vrste prevoza

• službeno vozilo,

• zasebno vozilo,

• javni prevoz,

• letalo,

• vlak,

• avtobus,

• taksi in druge oblike prevoza.

8.2. Uporaba zasebnega vozila

• pogoji za povračilo,

• obračun kilometrine,

• evidenca prevoženih kilometrov,

• relacija,

• namen poti,

• parkirnine,

• cestnine,

• druge povezane dajatve.

Praktični primer

Zaposleni opravi službeno pot Ljubljana–Maribor–Ljubljana z lastnim avtomobilom.

Izračun:

• kilometri,

• kilometrina,

• cestnina,

• parkiranje,

• skupni strošek,

• knjiženje in davčna obravnava.

9. Razmejitev med službeno potjo in prevozom na delo

To je eno ključnih področij pravilnega obračunavanja.

9.1. Službena pot

• pot po nalogu delodajalca,

• pot zaradi opravljanja delovnih nalog,

• pot izven običajnega kraja opravljanja dela.

9.2. Prevoz na delo in z dela

• redno prihajanje zaposlenega na delo,

• relacija med prebivališčem in krajem opravljanja dela,

• drugačna davčna in obračunska obravnava.

9.3. Mejni primeri

• odhod od doma neposredno na sestanek pri stranki,

• pot iz ene poslovne enote v drugo,

• delo na več lokacijah,

• začasna napotitev na drugo lokacijo,

• službena pot po koncu delovnega časa.

Praktični primeri

Udeleženci bodo za konkretne relacije določili:

prevoz na delo / službena pot / kombinacija obeh.

10. Povračilo stroškov krije družba, ki ima z delodajalcem poslovni odnos

Poseben sklop za situacije, ko zaposleni opravlja delo oziroma se udeležuje aktivnosti pri drugi družbi.

10.1. Ključna vprašanja

• Kdo je dejanski plačnik stroškov?

• Kdo je napotitelj?

• Kdo izda potni nalog?

• Na podlagi katerega poslovnega odnosa se stroški povrnejo?

• Ali lahko stroške zaposlenega krije poslovni partner?

• Kako se takšni stroški dokumentirajo?

• Kakšna je računovodska in davčna obravnava?

10.2. Praktični primer

Matična družba zaposlenega napoti na projekt pri povezani družbi. Stroške prenočevanja in prevoza dejansko krije druga družba.

Obravnava:

• dokumentacijo,

• potni nalog,

• obračun,

• refakturiranje,

• knjiženje,

• davčne posledice.

11. Povračilo stroškov prenočevanja

11.1. Osnovna pravila

• upravičenost do povračila,

• dokazovanje stroška,

• račun za nastanitev,

• kdo je plačnik,

• vsebina računa,

• povezava računa s službeno potjo.

11.2. Posebne situacije

• hotel,

• apartma,

• službeno organizirana nastanitev,

• nastanitev, ki jo plača poslovni partner,

• skupni račun za več oseb,

• zasebna nastanitev,

• dodatne hotelske storitve.

Praktični primer

Hotelski račun vključuje:

• sobo,

• zajtrk,

• parkiranje,

• minibar,

• wellness.

Udeleženci določijo:

• kateri stroški se povrnejo,

• kateri se ne,

• kako se obravnava zajtrk,

• kako se strošek evidentira.

12. Ugotovitve davčnih inšpektorjev na področju potnih stroškov

12.1. Kaj davčni nadzor preverja?

• resničnost službene poti,

• poslovni namen,

• verodostojnost dokumentacije,

• časovno skladnost,

• pravilnost obračuna,

• dokazila,

• povezavo med stroškom in poslovnim dogodkom.

12.2. Tipične ugotovitve nadzorov

• fiktivne oziroma nezadostno dokazane službene poti,

• nepopolni potni nalogi,

• nepravilno obračunane dnevnice,

• neupravičene kilometrine,

• zasebni stroški, prikazani kot službeni,

• manjkajoča dokazila,

• neskladje med potnim nalogom in dejanskim potovanjem,

• nepravilna davčna obravnava izplačil.

12.3. Kako se pripraviti na davčni nadzor?

Kontrolni sistem 10 vprašanj:
Zakaj je zaposleni potoval? Kam je potoval? Kdaj? Po čigavem nalogu? S katerim prevoznim sredstvom? 
Kaj je dejansko počel? Kateri stroški so nastali? S katerimi dokazili so podprti? Je bil obračun izveden?
Ali je dokumentacija medsebojno skladna?

13. Računovodski in davčni vidik izplačil potnih stroškov

13.1. Računovodski vidik

• evidentiranje stroškov,

• kontiranje,

• čas pripoznanja,

• povezava s poslovnimi dogodki,

• obračun obveznosti do zaposlenega,

• izplačilo.

13.2. Davčni vidik

• neobdavčena povračila,

• presežki nad dovoljenimi oziroma priznanimi zneski,

• obravnava pri zaposlenem,

• obravnava pri delodajalcu,

• davčno priznani stroški,

• prispevki in davčne obveznosti.

13.3. Posebna pozornost

• razlika med pravico zaposlenega in davčno priznanim/neobdavčenim povračilom,

• pravilna uporaba davčnih pravil,

• vpliv kolektivnih pogodb, internih aktov in drugih podlag,

• spremembe predpisov in usklajevanje internih pravil.

14. Povračila stroškov poslovnim partnerjem

14.1. Domači poslovni partnerji

• povračilo potnih stroškov zunanjim osebam,

• poslovna dokumentacija,

• pogodbeni odnos,

• dokazovanje poslovnega namena,

• računovodska in davčna obravnava.

14.2. Tuji poslovni partnerji

• stroški poti tujih partnerjev,

• nastanitev,

• prevoz,

• prehrana,

• poslovna gostoljubnost,

• valuta in preračun,

• dokazila,

• davčni vidiki čezmejnih izplačil.

Praktični primer

Tuji poslovni partner pride v Slovenijo na dvodnevni poslovni sestanek, družba pa mu krije:

• letalsko vozovnico,

• hotel,

• lokalni prevoz,

• prehrano.

Udeleženci določijo pravilno dokumentiranje in računovodsko-davčno obravnavo posameznega stroška.

15. Povračila stroškov študentom

15.1. Študentsko delo in službene poti

• posebnosti študentskega dela,

• kdo je napotitelj,

• kdo krije stroške,

• dokumentiranje poti,

• povezava med študentsko napotnico in povračilom stroškov.

15.2. Praktične situacije

• študent opravlja delo na drugi lokaciji,

• študent potuje zaradi nalog pri naročniku,

• strošek prevoza,

• strošek prehrane,

• strošek nastanitve,

• dokazila in obračun.

15.3. Ključno vprašanje

Ali se posamezno povračilo obravnava kot povračilo stroškov ali kot dohodek iz naslova opravljenega dela?

16. Praktični primeri 

17. Zaključni kontrolni seznam za podjetja

Udeleženci prejmejo praktični model notranje kontrole:

PRED POTJO

• potni nalog je izdan,

• namen poti je jasno opredeljen,

• kraj poti je določen,

• termin je določen,

• prevozno sredstvo je opredeljeno,

• pot je odobrena.

MED POTJO

• evidentirajo se dejanski kraji in časi,

• zbirajo se dokazila,

• evidentirajo se zagotovljeni obroki,

• evidentirajo se spremembe poti.

PO POTI

• obračun je pravilno izpolnjen,

• priložena so vsa dokazila,

• preverjena je višina dnevnic,

• preverjeni so stroški prevoza,

• preverjeni so stroški nastanitve,

• ločeni so zasebni stroški,

• obračun je odobren,

• strošek je pravilno knjižen,

• dokumentacija je arhivirana.

18. Vprašanja in odgovori udeležencev

Zaključni del je namenjen konkretnim situacijam iz prakse udeležencev.

KOTIZACIJA

Cena seminarja: 190 EUR +ddv

Vključeno v ceno:

• PDF gradivo

• Potrdilo o udeležbi

• Dostop do osebnega posveta

• Praktična orodja in priporočila

Popusti:

• 10% popust za prijave do vključno 30. septembra 2026
• dodatni 10% popust za 2 in več udeležencev iz iste organizacije

PRIJAVA IN PLAČILO

Prijava
Prijave sprejemamo do zapolnitve mest.
Prijavljeni prejmejo ZOOM povezavo in navodila dan pred dogodkom.

• Po e-pošti: evrohisa@siol.net

• Elektronska prijava: kliknite na spodnji gumb
  
  
  

Plačilo:

Kotizacijo nakažite na transakcijski račun:

SI56191405012239615 sklic na 00 26052026

(TRR odprt pri DBS d.d., Ljubljana)
Akademija za management in projektno vodenje, Kunaverjeva ulica 9, 1000 Ljubljana 
ID za DDV: SI80886914  

Zadnji rok za brezplačno odjavo: 3 delovne dni pred dogodkom.
Prijave sprejemamo do zapolnitve mest. Povezavo in navodila pošljemo dan pred dogodkom.

SEMINAR JE NAMENJEN

• računovodjem, knjigovodjem, kadrovikom, vodjem služb

• računovodskim servisom

• vsem, ki pripravljate, podpisujete ali nadzorujete potne naloge

• strokovnjakom iz javnega sektorja