Akademija za management in projektno vodenje vas z vsem spoštovanjem vabi na izjemno praktičen spletni seminar v živo, namenjen vsem, ki v podjetju skrbijo za kadrovske evidence, personalne mape in hrambo dokumentacije

ARHIVIRANJE KADROVSKE DOKUMENTACIJE IN IZZIVI DIGITALNEGA ARHIVA

ARHIV KADROVSKIH DOKUMENTOV NI VEČ LE OMARA. JE PRAVNA ODGOVORNOST PODJETJA.

 14. september 2026 | 9.00–13.00, ZOOM – spletni seminar v živo

⚠️ ALI VESTE, KAJ JE V VAŠIH PERSONALNIH MAPAH?

Personalne mape se skozi leta polnijo.

Pogodbe, aneksi, dokazila, evidence, sklepi, obrazci, različna soglasja, dokumentacija o zaposlenih …

Toda ali veste, katere dokumente morate hraniti, katere lahko hranite le določen čas in katere morate po poteku roka uničiti?

In še pomembneje:

Ali bi lahko ob nadzoru dokazali, da svoje kadrovske dokumente hranite zakonito?

Digitalizacija prinaša velike prednosti – vendar tudi nova tveganja.

Preprosto skeniranje papirnih personalnih map še ne pomeni, da imate zakonit digitalni arhiv.

 NAJPREJ PRAVILA. POTEM DIGITALIZACIJA.

Če razmišljate o digitalnem arhivu personalnih map, je to seminar, ki ga ne smete spregledati.

Največja napaka je, da podjetje najprej kupi programsko opremo, začne skenirati dokumente in šele nato ugotavlja:

Kaj bi sploh smeli hraniti?
Kako dolgo?
Kdo lahko do podatkov dostopa?
Kaj lahko uničimo?
Ali je digitalna kopija enakovredna originalu?

Na seminarju bomo šli od nastanka kadrovskega dokumenta do njegove zakonite hrambe, digitalizacije in morebitnega uničenja.

PROGRAM – OD PAPIRNE PERSONALNE MAPE DO ZAKONITEGA DIGITALNEGA ARHIVA

1. KADROVSKA DOKUMENTACIJA SE ZAČNE ŽE PRED ZAPOSLITVIJO

• Katere obveznosti delodajalcu nalaga delovnopravna zakonodaja v postopku zaposlitve?
• Katere podatke sme delodajalec zahtevati od kandidata?
• Katere dokumente mora ustvariti oziroma ohraniti kot dokaz zakonitega postopka?
• Kako dokumentirati izbor kandidata?
• Kaj storiti z dokumentacijo neizbranih kandidatov?
• Kako dolgo jo lahko hranimo?
• Katere napake pri zaposlovanju lahko povzročijo težave pri nadzoru ali sporu?

PRIMER IZ PRAKSE:

Kako dokumentirati celoten postopek zaposlitve, da bo tudi kasneje dokazljiv.

2. KAKO DOKAZATI, DA JE BIL POSTOPEK ZAPOSLITVE IZVEDEN ZAKONITO?

Ni dovolj, da delodajalec pove, da je ravnal pravilno.

Znati mora tudi dokazati, kako je ravnal.

• Kateri dokumenti dokazujejo zakonitost postopka?
• Kako dokumentirati odločitev o izbiri kandidata?
• Katere evidence so pomembne?
• Kaj lahko zahteva inšpektor za delo?
• Kako se pripraviti na kadrovski inšpekcijski nadzor?
• Katere so najpogostejše pomanjkljivosti dokumentacije?

3. PERSONALNA MAPA – KAJ VANJO SODI IN KAJ NE?

Personalna mapa ni prostor, kamor avtomatično shranjujemo vse, kar je povezano z zaposlenim.

• Kaj mora vsebovati personalna mapa?
• Kateri dokumenti sodijo vanjo?
• Kateri dokumenti morajo biti ločeni?
• Katere osebne podatke je dovoljeno vključiti?
• Kako urediti personalno mapo, da bo pregledna in dokazljiva?
• Kako ravnati z občutljivimi oziroma posebnimi vrstami osebnih podatkov?
• Kako urediti personalno mapo ob začetku, med trajanjem in po prenehanju delovnega razmerja?

OBRAVNAVALI BOMO:

dokumentacijo pred zaposlitvijo → pogodbe in anekse → evidence → odločbe → dokumentacijo o spremembah → dokumentacijo o prenehanju → dokumente z določenim rokom hrambe → dokumente, ki jih je treba izločiti ali uničiti.

⏳ 4. KAKO DOLGO MORAM HRANITI POSAMEZEN KADROVSKI DOKUMENT?

To je eno najpomembnejših vprašanj seminarja.

Za vse kadrovske dokumente ne velja enoten rok hrambe.

Obravnavali bomo:

• dokumente iz postopka zaposlovanja,
• pogodbe o zaposlitvi in anekse,
• evidence,
• dokumentacijo, povezano z delovnim časom,
• dokumentacijo o odsotnostih,
• dokumentacijo o dopustih,
• dokumentacijo o prenehanju delovnega razmerja,
• dokumentacijo, pomembno za uveljavljanje pravic zaposlenih,
• dokumentacijo, povezano z morebitnimi delovnimi spori,
• dokumentacijo, ki jo določajo posebni predpisi.

KLJUČNO VPRAŠANJE:

Ali lahko dokument uničimo samo zato, ker je minilo določeno število let?

Kdaj moramo upoštevati zakonski rok, namen obdelave, zastaralne roke, dokazne potrebe ali tekoči postopek?

5. GDPR IN ZVOP-2 – KDAJ HRAMBA POSTANE PROBLEM?

Več dokumentov ne pomeni večje pravne varnosti.

Neupravičena hramba osebnih podatkov lahko pomeni dodatno tveganje.

• Kdaj sme delodajalec osebne podatke hraniti?
• Kaj pomeni načelo omejitve hrambe?
• Kdaj mora dokumentacijo izločiti?
• Kdaj jo mora trajno uničiti?
• Kaj pomeni zakonita podlaga za obdelavo?
• Kdaj privolitev zaposlenega ni ustrezna rešitev?
• Kako preprečiti kopičenje nepotrebnih osebnih podatkov?

POSEBEN POUDARAK:

Ni vprašanje samo: »Ali smemo ta dokument imeti?«

Ampak tudi:

»Ali ga smemo še vedno imeti?«

⚖️ 6. ZVOP-2 IN HRAMBA KADROVSKIH DOKUMENTOV

• Katere spremembe prinaša ZVOP-2?
• Kako vpliva na hrambo kadrovske dokumentacije?
  
• Kako določiti namen in pravno podlago za posamezno vrsto dokumentacije?
• Kdaj potrebujemo privolitev zaposlenega?
• Kdaj je ne potrebujemo?
• Kako urediti dostop do personalnih map?
• Kdo sme videti katere podatke?
• Kako urediti sledljivost dostopov v digitalnem okolju?
• Kako zmanjšati tveganje neupravičenega dostopa ali razkritja podatkov?

 7. KATERE LISTINE SO TRAJNE IN KATERE LAHKO UNIČIMO?

Ena najbolj praktičnih vsebin seminarja.

Dokumentacijo bomo razvrščali na:

dokumente, ki jih je treba hraniti dolgoročno oziroma trajno

dokumente z določenim rokom hrambe

dokumente, ki jih je treba po poteku namena oziroma roka odstraniti oziroma uničiti

Posebej bomo obravnavali:

• pogodbe,
• anekse,
• odločbe,
• evidence,
• dokazila,
• kadrovske obrazce,
• dokumentacijo kandidatov,
• dokumentacijo o prenehanju delovnega razmerja,
• soglasja,
• kopije osebnih dokumentov,
• dokumentacijo s posebnimi vrstami osebnih podatkov.

VPRAŠANJE ZA VSAKEGA KADROVIKA:

Kaj bi danes našli v vaši personalni mapi, pa tam glede na namen in pravno podlago sploh ne bi smelo biti?

8. DIGITALNI ARHIV – REŠITEV ALI NOVO TVEGANJE?

Digitalizacija pomeni:

✔ manj papirja
✔ hitrejši dostop
✔ manj fizičnega prostora
✔ lažje iskanje dokumentov

Toda:

Skeniranje dokumentov še ni digitalni arhiv.

Pred vzpostavitvijo digitalnega arhiva je treba vedeti:

• kaj digitalizirati,
• kaj pustiti v izvirni obliki,
• kaj lahko po digitalizaciji uničimo,
• kako zagotoviti avtentičnost,
• kako zagotoviti celovitost dokumenta,
• kako preprečiti naknadno spreminjanje,
• kako zagotoviti sledljivost,
• kako urediti uporabniške pravice,
• kako zagotoviti varnost,
• kako urediti varnostne kopije,
• kako zagotoviti dolgoročno dostopnost.

9. KAKO ZAKONITO VZPOSTAVITI DIGITALNI ARHIV PERSONALNIH MAP?

Od papirne mape do digitalnega arhiva – korak za korakom.

1. POPIS

Kaj sploh imamo?

2. RAZVRSTITEV

Kaj moramo hraniti, kaj lahko odstranimo in kaj moramo uničiti?

3. PRAVNA PODLAGA

Zakaj posamezen dokument sploh hranimo?

4. DOLOČITEV ROKOV

Kako dolgo ga moramo oziroma smemo hraniti?

5. DIGITALIZACIJA

Kako ga skenirati, poimenovati, indeksirati in razvrstiti?

6. VARNOST

Kdo sme dostopati do posamezne personalne mape?

7. SLEDLJIVOST

Kako dokazati, kdo je do dokumenta dostopal ali ga spreminjal?

8. HRAMBA

Kako zagotoviti varno in dolgoročno elektronsko hrambo?

9. UNIČENJE IZVIRNIKOV

Kdaj je mogoče papirni dokument zakonito uničiti?

10. KDAJ JE DIGITALNI DOKUMENT ENAKOVREDEN ORIGINALU?

• Ali je skeniran dokument avtomatično enakovreden papirnemu originalu?
• Kateri pogoji morajo biti izpolnjeni?
• Kako dokazujemo avtentičnost?
• Kako dokazujemo, da vsebina ni bila spremenjena?
• Kako zagotoviti celovitost dokumenta?
• Kako dokument ustrezno označiti in indeksirati?
• Kako zagotoviti dolgoročno uporabnost?
• Kdaj je uničenje papirnega originala lahko tvegano?

11. 10 NAJPOGOSTEJŠIH NAPAK PRI DIGITALIZACIJI PERSONALNIH MAP

1. Podjetje skenira vse, kar najde.
2. Pred digitalizacijo ne pregleda rokov hrambe.
3. Ne določi uporabniških pravic.
4. Dokumenti niso ustrezno razvrščeni in indeksirani.
5. Ni zagotovljena sledljivost.
6. Ni ustrezno urejeno varnostno kopiranje.
7. Papirni originali se uničijo prezgodaj.
8. V digitalnem arhivu ostanejo dokumenti, ki bi jih bilo treba odstraniti.
9. Nekdanji zaposleni še vedno lahko dostopajo do dokumentacije.
10. Podjetje nima jasnih notranjih pravil za upravljanje digitalnega arhiva.

12. PRAKTIČNI PRIMER: PODJETJE S 150 ZAPOSLENIMI

Predstavljajte si, da imate 150 zaposlenih in 150 papirnih personalnih map.

Kako se lotiti digitalizacije?

• Kaj pregledati najprej?
• Katere dokumente izločiti?
• Katere skenirati?
• Kako jih poimenovati?
• Kako jih razvrstiti?
• Kdo sme imeti dostop?
• Kako določiti roke hrambe?
• Kako urediti nove dokumente?
• Kako ravnati z obstoječimi mapami?
• Kako zagotoviti, da bo sistem deloval tudi čez pet ali deset let?

13. KAKO UREDITI SISTEM, KI BO DELOVAL TUDI PO SEMINARJU?

Cilj seminarja ni, da po štirih urah poznate več predpisov.

Cilj je, da veste, kaj morate narediti.

Osnovni model:

POPIS → RAZVRSTITEV → PRAVNA PODLAGA → ROK HRAMBE → DIGITALIZACIJA → VARNOST → DOSTOP → SLEDLJIVOST → ARHIVIRANJE → UNIČENJE

Po seminarju boste lahko preverili:

Kaj imamo?
Zakaj to imamo?
Ali to smemo imeti?
Kako dolgo moramo to hraniti?
Kdo lahko do tega dostopa?
Ali lahko dokument digitaliziramo?
Ali lahko original uničimo?
Ali bomo lahko čez nekaj let dokazali, da smo vse naredili pravilno?

PREDAVATELJICA: ANDREJA SAMEC KODERMAN

Andreja Samec Koderman deluje pod okriljem blagovne znamke Andreja Consulting.

Že več kot 22 let svetuje na področju razvoja človeških virov, delovnega prava in optimizacije kadrovskih procesov. V organizacijah presoja kadrovsko pravno varnost in pomaga pri njeni vzpostavitvi ter uspešno mentorira kadrovike.

Je avtorica več kot 40 člankov in strokovnih prispevkov ter predavateljica s področij delovnopravne zakonodaje, kadrovskih evidenc, personalnih map, arhiviranja, zakonitih internih aktov, mobinga, motivacije zaposlenih, promocije zdravja, razvoja kompetenc in osebne rasti.

Na Svetovnem kongresu za razvoj človeških virov v Mumbaju je leta 2015 in 2017 predstavila svoj pristop k motivaciji zaposlenih za večjo zavzetost pri delu.

Za svoje dosežke na področju razvoja človeških virov je prejela prestižno mednarodno nagrado Talent Acquisition Leadership Award za vodenje in razvoj talentov.

Njena posebna prednost je, da zna zahtevne kadrovske in pravne vsebine prenesti v konkretne situacije iz vsakodnevne prakse.

KOMU JE SEMINAR NAMENJEN?

• zaposlenim v kadrovskih službah,
• kadrovikom,
• računovodjem,
• računovodskim servisom,
• poslovnim sekretarjem,
• poslovnim asistentom,
• vodjem in direktorjem,
• vsem, ki vodijo kadrovske evidence,
• vsem, ki skrbijo za personalne mape,
• vsem, ki načrtujejo ali izvajajo digitalizacijo kadrovskega arhiva.

PRIJAVA VKLJUČUJE

✔ izvedbo spletnega seminarja v živo
✔ strokovno gradivo v elektronski obliki
✔ odgovore na vaša vprašanja
✔ potrdilo o izobraževanju
✔ 20-minutni individualni posvet s predavateljico po dogodku
✔ možnost ogleda videoposnetka, če se seminarja ne boste mogli udeležiti v živo

KOTIZACIJA

199 € + DDV

10 % popusta za prijave do vključno 12. septembra 2026.

Dodatnih 10 % popusta za več udeležencev iz iste organizacije.

REZERVIRAJTE SI TERMIN

14. september 2026

9.00–13.00

ZOOM – spletni seminar v živo

 PRIJAVA

Elektronska prijava: kliknite RIJAVA NA IZOBRAŽEVANJE
E-pošta: evrohisa@siol.net
Telefon: 051 031 7357

Odjave sprejemamo do tri dni pred seminarjem.

Povezavo do spletnega seminarja boste prejeli na svoj elektronski naslov.

PLAČILO

Kotizacijo nakažite na transakcijski račun:

SI56 1914 0501 2239 615
Sklic: 00 14092026

TRR odprt pri DBS d.d., Ljubljana.

Akademija za management in projektno vodenje
Kunaverjeva ulica 9, 1000 Ljubljana
ID za DDV: SI80886914

❗ NE ČAKAJTE, DA VAS NA NEUREJEN ARHIV OPOZORI INŠPEKTOR.

Urejen kadrovski arhiv ni samo vprašanje reda.

Je vprašanje zakonitosti, varstva osebnih podatkov, dokazovanja in odgovornosti delodajalca.

In ko bo vaš arhiv enkrat digitalen, bo napake še težje popravljati.

NAJPREJ UREDITE PRAVILA.

NATO DIGITALIZIRAJTE.

14. september 2026 – seminar, ki lahko spremeni način, kako v vašem podjetju gledate na personalne mape, kadrovsko dokumentacijo in digitalni arhiv.

Vabljeni. Vaš arhiv si zasluži več kot le prostor v omari.

 PRIJAVNICA

ARHIVIRANJE KADROVSKE DOKUMENTACIJE IN IZZIVI DIGITALNEGA ARHIVA

14. septembra 2026, od 9.00 do 13.00 ure, spletni seminar v živo preko spletne platforme ZOOM